Hapkido Turniere

Datenschutzer

(Nordrhein-Westfälischer Hapkido-Verband — NWHV)

Gültig ab: 16.08.2025

1. Verantwortliche Stelle

Nordrhein-Westfälischer Hapkido-Verband e. V. (NWHV) – Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.

Kontakt (Allgemein / Datenschutz-Kontakt): vorstand@hapkido-nrw.de

2. Zwecke und Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Vereinsvertretern und gemeldeten Teilnehmern zur Durchführung der Turnierorganisation. Konkret können verarbeitet werden:

  • Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, ggf. Geburtsdatum, Vereinszugehörigkeit, Geschlecht, Wettkampfklasse, Graduierung/Gürtelgrad.
  • Kontaktdaten: E-Mailadresse, Telefonnummer (sofern angegeben) — ausschließlich zur Kommunikation im Zusammenhang mit der Turnierorganisation.
  • Wettkampf-/Ergebnisdaten: Ergebnisse, Platzierungen, Gewichtsklasse, ggf. Noten/Zeiten.
  • Veröffentlichungsdaten: Name und Verein erscheinen namentlich auf Starterlisten, Ergebnislisten, Turnierberichten und werden zur Erstellung von Urkunden genutzt.
  • Technische Daten: Nur soweit technisch notwendig (z. B. IP-Adresse zur Sicherheit), siehe Abschnitt Cookies/Technik.

Keine Erhebung / Verarbeitung: Es werden keine Zahlungsdaten verarbeitet. Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet, sofern nicht ausdrücklich und gesondert angegeben.

3. Veröffentlichung von Daten (Starterlisten, Ergebnislisten, Urkunden)

Gemeldete Starter werden namentlich auf öffentlichen Seiten (Starter- und Ergebnislisten, Turnierberichte) genannt und die Namen werden zur Erstellung von Urkunden verwendet. Diese Verwendung ist Teil der Turnierdurchführung und Dokumentation.

Wenn eine betroffene Person der namentlichen Veröffentlichung widerspricht, kann sie Widerspruch einlegen (siehe Abschnitt „Rechte der betroffenen Personen / Widerspruch“).

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung, die für die Anmeldung und Durchführung der Teilnahme erforderlich ist.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Veröffentlichung von Starter- und Ergebnislisten sowie Dokumentation des Turniers (Transparenz, Nachvollziehbarkeit). Betroffene können dieser Verarbeitung widersprechen.

Sofern für bestimmte Verarbeitungen (z. B. Fotos, Videoaufnahmen außerhalb der reinen Ergebnisnennung) eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, wird diese separat eingeholt.

5. Empfänger der Daten / Auftragsverarbeiter

  • Hosting: Die Website wird auf Servern von Strato gehostet. Die gespeicherten Daten liegen verschlüsselt; nach Angaben des Betreibers besteht kein Zugriff von Seiten des Hosters auf die unverschlüsselten personenbezogenen Daten (Schlüsselverwaltung liegt beim Verband).
  • Keine externen Dienstleister: Es werden grundsätzlich keine externen Dienstleister zur Auswertung, Druck- bzw. Zahlungsabwicklung etc. eingesetzt.
  • Ausnahmen / gesetzliche Verpflichtungen: Übermittlungen an Behörden erfolgen nur, soweit rechtlich erforderlich.

(Es werden keine Druckereien, Zahlungsanbieter oder Social-Media-Dienstleister als Empfänger genutzt.)

6. Übermittlung in Drittländer

Es finden keine Datenübermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) statt.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie im Vereins-Account vermerkt sind bzw. solange dies für die Zwecke der Turnierorganisation und -dokumentation erforderlich ist. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu bestimmten Daten bestehen, werden diese Fristen berücksichtigt. Auf Anfrage werden Daten vorzeitig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zwingende berechtigte Interessen entgegenstehen.

8. Cookies und Tracking

  • Es werden keine Statistik-Cookies und keine Social-Media-Plugins eingesetzt.
  • Falls technisch erforderlich, können notwendige funktionale Cookies für Login/Sitzungsführung eingesetzt werden (z. B. WordPress-Session-Cookies). Diese Cookies dienen ausschließlich der technischen Funktionalität und erfordern keine Einwilligung für statistische Zwecke.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir treffen angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten (z. B. TLS/HTTPS, verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups). Details zu internen Sicherheitsmaßnahmen werden aus Sicherheitsgründen nicht öffentlich im Detail ausgeführt, können aber bei begründetem Anliegen dem Datenschutz-Kontakt erläutert werden.

10. Minderjährige

Bei Anmeldung von Minderjährigen ist die Einwilligung bzw. Zustimmung der Erziehungsberechtigten sicherzustellen. Bei Bedarf werden entsprechende Hinweise im Anmeldeformular ergänzt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben die nach der DSGVO geregelten Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung). Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter der oben angegebenen E-Mail-Adresse.

12. Widerspruch gegen Verarbeitung / Widerruf

Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht (z. B. Veröffentlichung von Starter-/Ergebnislisten), können Sie jederzeit Widerspruch erheben. Widerrufen Sie eine zuvor erteilte Einwilligung, gilt dieser Widerruf für die Zukunft. Bitte richten Sie Widerspruch oder Widerruf an die oben genannte E-Mail-Adresse; wir werden Ihr Anliegen prüfen und über die Folge-Maßnahmen informieren.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf aktualisiert werden (z. B. bei Änderungen im Dienste- oder Betriebsumfang). Das Datum „Gültig ab“ oben wird entsprechend angepasst.

14. Sonstiges / Hinweise

Kein Datenschutzbeauftragter: Es besteht kein externer oder interner Datenschutzbeauftragter. Für Datenschutzanfragen verwenden Sie bitte die oben genannte Vorstand-E-Mail.